De vijf meest verspreide misconcepties over ISO 9001:
ISO 9001 is een wereldwijd erkende standaard die alle kennis en ervaring op het gebied van kwaliteitsmanagement van de afgelopen decennia bundelt in één document.
Deze internationale norm is inmiddels dé maatstaf geworden voor hoogwaardig vakmanschap met betrekking tot product- en dienstkwaliteit. ISO 9001 is tegenwoordig een bekend begrip in vrijwel elke sector.
De eerste versie werd geïntroduceerd in 1987. Elke 5 tot 7 jaar wordt de norm herzien en bijgewerkt door een commissie van experts, gebaseerd op internationaal onderzoek onder gebruikers. Er zijn versies van ISO 9001 gepubliceerd in 1994, 2000, 2008 en de meest recente update dateert uit 2015.
Elke nieuwe versie is een verbetering ten opzichte van de vorige. Toch bestaan er nog steeds enkele misvattingen over de norm, hoewel deze in de nieuwere versies zijn aangepakt.
Hieronder hebben we de meest gehoorde misverstanden op een rijtje gezet en laten we zien wat de werkelijke situatie is, om deze onjuiste beweringen recht te zetten.
1. ISO 9001 draait vooral om overmatig papierwerk
Vroegere versies van ISO 9001 vereisten veel "papierwerk" door verplichte procedures en ondersteunende instructies. Naarmate gebruikersfeedback werd verzameld door de expertcommissie, werd de behoefte aan "papier" steeds verder verminderd. Het aantal verplichte procedures werd teruggebracht tot 6 in de versies van 2000 en 2008, en in de huidige 2015-versie zijn ze zelfs volledig verdwenen.
De filosofie is nu: aantonen dat iedereen in de organisatie op dezelfde manier met kwaliteit omgaat. Deze aantoonbaarheid kan worden bereikt via interviews of door de organisatie zelf, met behulp van databases, ingevulde formulieren, enzovoort. Niet langer wordt het bepaald door voorschriften.
Conclusie: ISO 9001:1987 vereiste veel papierwerk, maar sindsdien is deze eis geleidelijk verminderd tot de huidige situatie waarin de documentatie tot een minimum (theoretisch zelfs nihil) wordt beperkt. Met andere woorden: ISO 9001:1987 legde de nadruk op papierwerk, terwijl ISO 9001:2015 de nadruk legt op aantoonbaarheid in welke vorm dan ook.
2. ISO 9001 is de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsmanager
Voor veel kwaliteitsmanagers was en is het behalen en behouden van het ISO 9001-certificaat een van hun doelstellingen. Vaak was dit echter een strijd tegen windmolens, omdat medewerking niet altijd van harte kwam van collega's en leidinggevenden. ISO 9001 wordt immers beschouwd als een kwaliteitsstandaard, enwie anders dan de kwaliteitsmanager zou zich daarover moeten ontfermen?
Maar in de meest recente versies van ISO 9001 is dit achterhaald. Er wordt nu expliciet geëist dat er leiderschap wordt getoond. Auditoren zijn niet geïnteresseerd in documenten of vage verklaringen, maar willen met het leiderschapsteam praten over strategie, aanpak, doelen, middelen, organisatie, enzovoort.
Conclusie: In de eerste versies van de norm kon de verantwoordelijkheid voor het behalen en behouden van het ISO 9001-certificaat bij de kwaliteitsmanager worden gelegd. Dit is echter niet langer het geval in de huidige versie van de norm. Het hele leiderschapsteam is nu betrokken. Vroeger was de kwaliteitsmanager dus verantwoordelijk, maar nu is dat de verantwoordelijkheid van de gehele organisatie.
3. ISO 9001 beperkt onze flexibiliteit
Een andere veelgehoorde bewering is: "ISO beperkt onze eigen inbreng" of "ISO bepaalt hoe we moeten werken".
In elke versie van de norm is het uitgangspunt altijd geweest dat de norm bepaalt wat er moet worden verzekerd, maar niet hoe dit moet worden gerealiseerd.
Bijvoorbeeld, de norm vraagt om de belanghebbenden in de organisatie te identificeren en hun eisen en verwachtingen vast te stellen. Dit is vanzelfsprekend, ongeacht ISO 9001. Maar de norm schrijft niet voor hoe dit moet worden gedaan. Als organisatie bepaal je dus zelf op welke manier je dit invult.
Dit geldt ook voor het identificeren van mogelijke risico's en het nemen van relevante maatregelen om deze te beperken. Hetzelfde geldt voor kansen en de maatregelen om ze te benutten.
Conclusie: In eerdere versies van de norm waren er veel procedures en werkinstructies van toepassing, dus deze bewering kon toen kloppen. Maar vandaag de dag is dat niet meer het geval. ISO 9001 schrijft nooit voor 'hoe' iets moet worden uitgevoerd, maar wel 'wat' zinvol en relevant is voor elke organisatie om op de lange termijn succesvol te zijn.
4. ISO 9001 is alleen voor grote bedrijven, niet voor het KMO
Deze bewering was grotendeels juist voor de eerste versies van de norm, maar geldt niet meer voor de huidige versie. De norm is generiek opgesteld, wat betekent dat deze van toepassing is op zowel grote internationale bedrijven als het midden- en kleinbedrijf, zowel voor productiebedrijven als dienstverlenende organisaties.
Sterker nog, we zien de laatste jaren een trend waarbij steeds meer MKB-bedrijven een ISO 9001-certificaat behalen. Dit komt doordat grote organisaties steeds vaker van hun leveranciers eisen dat ze over een dergelijk certificaat beschikken.
Conclusie: De normtekst is algemeen opgesteld en is van toepassing op zowel grote als kleinere organisatiesen zowel op productiebedrijven als op dienstverlenende organisaties.
5. ISO 9001 implementeren is duur en tijdrovend
De vraag naar de kosten van het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem volgens ISO 9001 is niet eenduidig te beantwoorden. Het hangt af van het type organisatie, de volwassenheid, het aantal medewerkers, enzovoort.
Welke kosten moeten we in overweging nemen? Over het algemeen beperkt dit zich tot de interne en externe voorbereidingstijd en de kosten van certificatie (initiële certificeringsaudit en jaarlijkse opvolgingsaudits gedurende 3 jaar).
Maar wat zijn de voordelen? Een beter functionerende organisatie, het integreren van een cultuur van continue verbetering, hogere klanttevredenheid, beter risicobeheer, duidelijke doelstellingen en actieplannen om ze te bereiken, en nog veel meer.
En duurt de implementatie lang? Ook dit hangt af van de organisatie, maar over het algemeen duurt het ongeveer 4 tot 8 maanden tussen het besluit om het ISO 9001-certificaat te behalen en daadwerkelijk te behalen.
Conclusie: Het implementeren van een ISO 9001-managementsysteem brengt kosten met zich mee, maar moet worden beschouwd als een investering in de toekomst van de organisatie. Welke bedrijfsleider is niet bereid te investeren in de genoemde voordelen?
Algemene conclusie:
Helaas blijven er nog steeds hardnekkige misvattingen bestaan over de waarde van ISO 9001. Hopelijk heeft het bovenstaande betoog u overtuigd van het tegenovergestelde. ISO 9001 is een waardevol instrument dat uw organisatie op een gestructureerde manier verbetert.
Als u meer informatie wenst, neem dan gerust contact op met onze experts.